GESTION LOGISTICA.

Gestión Logística.

Todas las empresas hacen logística, la diferencia entre las exitosas y las no exitosas es que las primeras saben cómo deben conformar un sistema logístico y la toman como una herramienta indispensable para hacerse más competitivas.

La gerencia logística, desde el punto de vista gerencial es un conjunto de estrategias necesarias para manejar de forma integral la cadena de suministros, de tal forma que logre el balance óptimo entre las necesidades del cliente y los recursos disponibles de la empresa y su desempeño, su medición necesariamente debe hacerse a través del servicio al cliente entregado.

Dentro de la logística, específicamente en el manejo de inventarios podemos distinguir cinco procesos consecutivos y relacionados que denominaremos: la cadena logística o cadena de procesos relativos al manejo de los inventarios. La gestión sobre estos procesos dentro de una organización garantiza un buen nivel de servicio al usuario como resultado final, no se puede concebir una buena gestión de inventarios sino se intervienen cada uno de estos procesos simultáneamente. Si deseáramos encontrar la cadena de causa-efecto que generan una deficiente gestión de inventarios aquí encontrarían las variables a analizar:

Ilustración 1: Cadena de procesos relacionados con la gestión de inventarios.

Fuente: Autor Ronald H. “La cadena de suministro”.

La gestión logística y su cadena de procesos se constituyen en el componente principal de la cadena de valor que incorpora la logística al producto. Evidentemente este valor agregado no es palpable y no es objeto de utilidad, sino de gastos. En virtud de ello es importante mantener estos procesos simples y a bajo costo para garantizar una gestión óptima.

Ilustración 2 Primera Recomendación

Elementos del esquema SISTEMA DE GESTIÓN LOGÍSTICA. (SGL)

El sistema de gestión logística debe asegurarse de que se satisfacen los requisitos logísticos especificados. Para conseguir tal fin:

1. Identificar los procesos necesarios para el sistema de gestión logística.

2. Determinar la secuencia de interacción de estos procesos.

3. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces.

4. Asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos.

5. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

Los elementos del modelo de Sistema de Gestión Logística, se agrupan en 4 grandes capítulos (Responsabilidad de la Dirección, Gestión de los Recursos, Procesos Logísticos Operativos y Medición, Análisis y Mejora).

Responsabilidad de la Dirección

Las responsabilidades de la Dirección en materia de gestión logística, se resumen en los siguientes apartados:

• Función logística: La dirección de la función logística debe establecer, documentar y mantener el sistema de gestión logística y mejorar continuamente su eficacia.

• Enfoque al cliente: La dirección de la función logística debe asegurarse de que:

• Se determinan los requisitos logísticos del cliente.

• El sistema de gestión logística cumple los requisitos logísticos del cliente.

• Puede demostrarse el cumplimiento de los requisitos especificados por el cliente.

Objetivos: La dirección de la función logística debe definir y establecer objetivos medibles para el sistema de gestión logística. Deben definirse criterios de desempeño objetivos y los procedimientos para los procesos logísticos, así como para su control.

Revisión por la dirección: La dirección de la organización debe asegurarse de que se lleva a cabo la revisión sistemática del sistema de gestión logística a intervalos planificados.

Gestión de los Recursos:

La gestión de los recursos (humanos, de infraestructura y de servicios de información), se convierte en un elemento esencial en los sistemas de gestión logística.

En cuanto a la gestión de los recursos humanos, la organización debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

Responsabilidades del personal: La dirección de la función logística debe definir y documentar las responsabilidades de todo el personal asignado al sistema de gestión logística.

Competencia y formación: La dirección de la función logística debe asegurarse de que el personal involucrado en el sistema de gestión logística demuestre su aptitud para efectuar las tareas que se le asignen. La dirección de la función logística debe asegurarse que se provea la formación para responder a las necesidades identificadas, que se mantengan registros de las actividades de formación y que su eficacia sea evaluada y registrada.

En cuanto a los recursos de información, el modelo contempla los siguientes elementos:

Procedimientos: Los procesos, reglas y procedimientos del sistema de gestión logística deben documentarse hasta donde sea necesario y validarse para asegurar su apropiada implementación y la coherencia en su aplicación.

Software: El software utilizado en los procesos logísticos se debe documentar, identificar, controlar y mantener para asegurarse de su adecuación para su uso continuo. El software y cualquier revisión del mismo deben ser probados o validados antes de su uso inicial, aprobado para su uso y archivado.

Registros: para evaluar el funcionamiento del sistema deben registrase datos históricos sobre sus resultados de manera periódica. Estos registros deben tener características de validez estadística, asegurar su veracidad, almacenamiento, seguridad recuperación y disposición oportuna al análisis. (J.Beltran - Ma,Rivas, 2007)

Procesos Logísticos Operativos.

Los sistemas de gestión logística sobre el cual nos gusta trabajar, contemplan siete procesos logísticos operativos que recorren toda la cadena logística de la organización, y cuya misión y fundamentos se resume a continuación:

Servicio al cliente (ventas): La misión del proceso de servicio al cliente es garantizar que la organización, al aceptar un pedido del cliente, se asegura que tiene capacidad para cumplir con los requisitos logísticos del mismo (condiciones de entrega del producto, preservación del producto, plazo de entrega y demás requisitos especificados por el cliente), así como realizar el seguimiento del cumplimiento de dichos requisitos.

Planificación de la producción: La misión del proceso de planificación de la producción es garantizar que la producción se planifica considerando los requisitos logísticos aplicables, como pueden ser los plazos y condiciones de entrega establecidos, la capacidad de los procesos, tanto comprometida como disponible, asegurando que se genera la información necesaria para que la producción se realice en condiciones controladas, entre otros aspectos.

Servicio de proveedores (compras y aprovisionamiento): La misión del proceso de servicio de proveedores es garantizar que las compras y el aprovisionamiento cumplen con los requisitos establecidos sobre los mismos.

Almacenamiento: La misión del proceso de almacenamiento es asegurar la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material: materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados.

Gestión de inventarios: La misión del proceso de gestión de inventarios es tanto asegurar el suministro de producto (materia prima, producto en curso o producto terminado) en el momento adecuado al área de producción o al cliente, como compatibilizarlo con la reducción al mínimo posible de los niveles de stock.

Transporte y distribución: El proceso de transporte y distribución tiene como misión garantizar la entrega del producto al cliente en plazo, cantidad y conformidad con los requisitos especificados.

Logística inversa: La misión de la logística inversa es garantizar el retorno a su punto de origen tanto de materiales defectuosos o de desechos que se generan en los procesos últimos de la cadena de suministro, como la recuperación de embalajes utilizados en los procesos de transporte y entrega al cliente, con el objeto de reutilizarlos o reciclarlos en la mayor medida posible. El objetivo es reducir los desperdicios que genera la cadena de suministros, consiguiendo una mayor sostenibilidad, e incluso beneficios económicos.

Ilustración 3 PROCESOS OPERATIVOS DE LA LOGíSTICA.

Medición, Análisis y Mejora.

La medición, análisis y mejora es un aspecto común en cualquier sistema normalizado de gestión, ya que aporta el fundamento y el planteamiento sistemático que soporta la mejora continua en su área correspondiente de gestión, como la de la logística en nuestro caso.

Para desarrollar estos procesos de mejora, es necesario medir y analizar previamente el rendimiento del sistema de gestión logística en general y del desempeño de sus procesos, en particular. Para ello, se aportan los siguientes elementos:

Generalidades: La función logística debe planificar e implementar el seguimiento, análisis y mejora necesarios para asegurarse de la conformidad del sistema de gestión logística, así como mejorar continuamente su eficacia y eficiencia.

Auditoría y seguimiento: La función logística debe planificar y realizar auditorías al sistema de gestión logística para asegurarse de su continua y eficaz implementación y cumplimiento de los requisitos especificados. Los resultados de la auditoría deben comunicarse a las partes involucradas dentro de la dirección de la organización.

Control de las no conformidades: La función logística debe asegurarse de la detección de cualquier no conformidad en el cumplimiento de los requisitos logísticos y de tomar acciones inmediatas. Cuando se identifiquen procesos logísticos que no cumplan con los resultados planificados deben determinarse las consecuencias potenciales de la no conformidad, hacer la corrección necesaria y tomar las acciones correctivas apropiadas.

Mejora: La función logística debe planificar y gestionar la mejora continua del sistema de gestión logística basándose en los resultados de las auditorías, del proceso de evaluación del nivel de madurez, en las revisiones por la dirección y en otros factores pertinentes, tales como la retroalimentación de los clientes. La función logística debe revisar e identificar oportunidades potenciales para mejorar el sistema de gestión logística y modificarlo en la medida de lo necesario.

POR M.SC. MERCEDES ORTIZ