METODOLOGIA PARA ANALISIS DE INVENTARIO

ABSTRACT

Through this work clearly explains the methodology proposed to achieve optimal inventory levels from the economic standpoint. The theoretical basis for this are the methods of forecasting, demand analysis and inventory models is a documentary research, based on the literature review of the various calculations involved in the analysis and sorted in a logical sequence shown in a diagram , the technique used was the case study, taking as example different companies in the area, in order to validate the operation of the model, the modeling of different situations and calculation incorporating the use of software to streamline the calculations. With the structure presented and organized by sequential steps anyone with medium knowledge of inventory management and the help of software, you can estimate the optimal inventory policies for a particular item in stock. In this methodology we identified eight (8) major processes of information gathering are the model input process and a proper estimation of inventory policies.

INTRODUCCION

La gestión de inventarios es un proceso completo de planificar, organizar, dirigir y controlar, uno de los puntos neurálgicos y en los cuales existe mucha improvisación a la hora de fijar políticas de los niveles de inventario óptimos para un sistema,esto sucede; en vista de que se requieren de muchos conceptos de matemáticas aplicados de diferentes disciplinas y, estos conceptos no se encuentran interrelacionados en una sola estructura que sirva de guía a la secuencia de cálculos y análisis necesarios.

Las empresas utilizan con frecuencia hasta sistemas informáticos de última generación para controlar dichos procesos, pero a la hora de introducir los parámetros de las políticas de inventarios al sistema, simplemente hacen la estimación en la mayoría de los casos con estimaciones subjetivas sin fundamento científico.

Este trabajo contiene una investigación de tipo documental y de campo, donde se concentran los diferentes modelos y técnicas matemáticas y cualitativas, presentadas en procedimientos coherentes e interrelacionados, con las respectivas bases teóricas que lo justifican y que permitirán a los menos versados, con apoyo de un software, lograr también los resultados deseados y necesarios, bajo parámetros de optimización y un más preciso funcionamiento de los nuevos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning),que se están poniendo en uso de forma incremental en las grandes empresas.

Con base en lo anterior, el objetivo de esta investigación es Formular Una Metodología De Análisis De Sistemas De Inventarios que sirva de apoyo a todas las personas estudiantes, usuarios de ERP, o manejadores de inventarios para establecer políticas óptimas a fin de reducir los niveles de fallas de suministro de materiales, con la consecuente reducción de los costos totales de inventario.

Como resultado más resaltante, la metodología formulada agrupa en esencia todo un tejido teórico de análisis de demanda y tiempos de reposición, pronósticos, clasificación de materiales, selección y aplicación de modelos de inventario y la recopilación de toda la información de entrada: datos históricos de la demanda tiempos de reposición, costos de inventarios, precios, características de los productos y analiza del ciclo logístico incluyendo estrategias con proveedores.

MATERIALES Y METODOS

El nivel de la investigación es documental y el diseño es el de una investigación de campo.

POBLACION Y MUESTRA:

De acuerdo con lo anterior se define la población como infinita, puesto que puede aplicarse la metodología a cualquier sistema de inventarios y la muestra para el diseño y validación de la metodología es de 16 casos, los cuales fueron seleccionados intencionalmente de un grupo de empresas que permitieron la utilización de su data histórica para ilustrar cómo funciona el método en distintos sistemas.

METODOLOGIA

Para resumir la metodología, los métodos y técnicas se presenta a continuación la tabla 1, donde se puede verificar la coherencia científica del trabajo presentado.

Tabla 1 Coherencia Científica.

RESULTADOS:

METODOLOGIA DESARROLLADA

Una vez analizada toda la teoría relativa a la determinación de las políticas de inventario para un determinado producto, se ordenó la secuencia práctica de estos procedimientos en primera instancia, en torno al procesamiento de la información de entrada del modelo y posteriormente a la estimación propiamente dicha de las políticas de inventario, tomando en consideración las características de los casos estudiados.

Con base a esta informacion, la metodología se describe a continuación.

Como primera parte se presentan los conocimientos bases que sostienen la metodología para establecer los niveles de inventarios, se requieren algunos conocimientos del área de la investigación de operaciones, los cuales se agrupan a continuación según su propósito:

CONOCIMIENTOS METODOS Y TECNICAS INVOLUCRADOS.

Ilustración 1 CONOCIMIENTOS, METODOS Y TECNICAS INVOLUCRADOS.

En segundo término se presentan los requerimientos de datos e información, que son necesarios para la estimación buscada, esta información no se encuentra directamente en el sistema de estudio, sino que la data recolectada debe procesarse a fin de constituir los criterios que se mencionan en la tabla 2 para esto es necesario aplicar los conocimientos expuestos en la ilustración 1

REQUERIMIENTOS DE INFORMACION DEL MODELO O METODOLOGIA

Los datos y la información requerida para aplicar la metodología está basada en los criterios de selección de los modelos de inventario a aplicar, estas definiciones de criterios corresponden con las premisas básicas de aplicación descritas para cada modelo, ver tabla 2 a continuación.

Tabla 2 INFORMACION NECESARIA PARA LA DETERMINACION DE LOS INVENTARIOS OPTIMOS

DEMANDA Y SU PRONÓSTICO

En el análisis del comportamiento de la demanda el conocimiento básico necesario es el análisis estadístico, tal vez sea el punto más delicado de la metodología, en vista de que genera mucho cálculo matemático para lograr definir las especificaciones correctas de la demanda. El primer punto es el análisis de su comportamiento, definiendo cada uno de los componentes de demanda presentes para luego hacer uso del método adecuado de pronóstico y precisar su valor y variabilidad. La característica de la demanda resultante de este análisis también definirá si el modelo de inventario a seleccionar es determinístico o probabilístico.

TIPO DE SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIO SELECCIONADo

Esta es una decisión del planificador o analista, marca el camino hacia el modelo adecuado, si se decide por un modelo de cantidad fija o de periodo fijo o si se elige una técnica no matemática de control, dependerá de la importancia relativa de los producto, la relación con el proveedor o la estrategia de compras de la empresa; esto último, en el sentido de si se tiene convenido fechas periódicas con los proveedores para reponer el inventario a través de alianzas u otros mecanismos, para hacer esta decisión es básica la teoría de inventarios que clasifica estos modelos según estos aspectos señalados.

TIPO DE VIDA DE LOS ARTICULOS E IMPORTANCIA RELATIVA

En los almacenes se encuentra generalmente una amplia variedad de productos guardados, la clasificación de los productos nos servirá para priorizar artículos en inventario según su criticidad y aplicar métodos según esta criticidad. Es imperativa para esto, la teoría de clasificación de materiales desde el punto de vista económico (método ABC), criticidad operacional o una combinación de ambos, o cualquier otro criterio de agrupación.

TIPO DE COMPORTAMIENTO DEL TIEMPO DE ENTREGA

Al igual que el comportamiento de la demanda se requiere precisar el tipo de comportamiento de esta variable, para definir el nivel de reposición del inventario y el tipo de modelo de inventario a seleccionar. Los métodos a aplicar son los mismos métodos estadísticos de análisis de series de tiempo, cuando se dispone de datos históricos. En caso contrario, de que no se dispongan registros históricos, se debe determinar este comportamiento a través de métodos cualitativos.

COMPORTAMIENTO DEL PRECIO DE LOS PRODUCTOS

Los precios de los productos son otro dato necesario, tanto para la clasificación ABC, como para determinar la importancia relativa del producto, para la estimación de las cantidades óptimas a comprar y los costos totales de inventario. Los registros históricos de los precios servirán para estimar cual será el mejor pronóstico de precios para el período próximo a planificar.

FORMA EN QUE SE DEMANDAN LOS PRODUCTOS

La forma en que se demanda los productos, es una análisis adicional con respecto a como los productos son solicitados por los clientes o usuarios, si se solicitan o compran en lotes o se solicitan uno a uno. Este contexto define la selección del tipo de modelo matemático específico a aplicar

FORMA EN QUE SE ENTREGAN LAS CANTIDADES COMPRADAS

La forma en que se demandan los productos, es un análisis más, con respecto a si los productos, cuando se ordenan al proveedor, se entregan en un solo lote o se hacen entregas parciales de la orden. Este contexto también define la selección del tipo de modelo matemático específico a aplicar.

ANALISIS DE LOS COSTOS INVOLUCRADOS EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS.

Con respecto a los costos, estos deben rastrearse dentro de la organización, no siempre están disponibles en el formato necesario para la aplicación de las ecuaciones matemáticas de los modelos. Los costos relevantes son: los costos de almacenar, de ordenar, de adquisición y de escasez, tal cual lo describen la teoría de inventarios, estos datos son indispensables para cada uno de los modelos. Recuerde que para la aplicación de las ecuaciones de los modelos matemáticos de inventario, solo los costos variables interesan.

El seguimiento de cada uno de estos ocho (8) pasos conducirá a generar la información relevante para la determinación de los niveles de inventarios óptimos para un producto dado. Una vez concluido el análisis para cada producto del inventario, se llena la tabla 2 y a través de ella por comparación con las premisas específicas de cada modelo de inventario de la bibliografía, se seleccionara el modelo que se debe aplicar a cada producto en análisis.

DISCUSIÓN:

En primer lugar se presenta la secuencia de la metodología.

LA METODOLOGÍA: está basada tal cual se ha venido refiriendo en el conjunto secuencial de pasos que se deben dar, para obtener la información necesaria, su análisis, la elaboración de los cálculos matemáticos relacionados y la validación de la información encontrada. El diagrama que a continuación se muestra sirve de pauta para fijar las políticas de inventarios para un determinado producto.

Ilustración 2 DIAGRAMA DE APLICACION DE LA METODOLOGIA DE ANALISIS DE SISTEMAS DE INVENTARIOS

Esta secuencia de procesos de análisis de los datos y de la información necesaria, involucra internamente la teoría y práctica de cada tema de estudio, cada proceso constituye en sí mismo un conjunto de análisis completo, difícil de reseñar en estas cortas líneas.

CONCLUSIONES

Con una estructura organizada de pasos en secuencia como la metodología presentada cualquier persona con medianos conocimientos sobre gestión de inventarios y la ayuda de un software puede estimar las políticas de inventarios óptimas para un determinado artículo en almacén. En esta metodología se identificaron ocho (8) procesos principales de recopilación de información que son la entrada del modelo. Ver tabla 2.
En la teoría de diferentes autores se despliegan más de veinte (20) modelos de inventario para aplicar en diferentes casos; más en la experiencia de la muestra reflejada solo dieciséis (16) modelos son los que se presentan con mayor frecuencia. En función de su facilidad matemática, el modelo de periodo fijo es el modelo preferido que se aplica en las empresas analizadas. Siendo de su desconocimiento la existencia de otros modelos. En las grandes empresas se usan software para controlar los inventarios, los cuales exigen máximos y mínimos estimados, pero estos valores no son estimados según procedimientos matemáticos sino de a criterios de la experiencia del analista encargado.
En cuando a base de conocimientos que sustenta la metodología en cada etapa son de índole estadístico y de modelos de inventarios, se requiere del análisis estratégico de la organización para identificar la estrategia general de la empresa y las posibles alianzas de la empresa que puedan definir el uso de uno u otro modelo de inventario, la complicación más frecuente en el uso de la metodología es la recopilación de información, en vista de que las empresas carecen en su mayoría de registros históricos de la demanda, precios y tiempos de entrega y en la mayoría de los casos se debió trabajar con el concepto de consumo, en lugar de demanda y estimaciones cualitativas de tiempos de entrega, en cuanto al precio se usó como estimador el último precio.
Se pudo validar el correcto funcionamiento de la metodología en trece (13) casos diferentes de los dieciséis (16) referidos como más frecuentes, constatándose que funciona eficientemente en la determinación de políticas de inventarios cuando es usada por personas que se están introduciendo en estas áreas de conocimiento.
En la bibliografía sobre el tema existen modelos matemáticos específicos para cada caso que se presenta en la vida real, pero los cálculos matemáticos son un factor de duda hacia su aplicación. Por esto, las personas del área no se sienten con la suficiente base de conocimientos para enfrentar su uso, sin embargo con esta herramienta guiada y el apoyo de un software de manejo de análisis de datos estadísticos y cálculos de cada modelo pueden conseguir políticas óptimas en beneficio de su organización.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Adam, Everett. Ebert. (1994). Ronald. Administración de la producción y las operaciones. PHH. Cuarta edición. México.
Anaya t., J. (2006). Logística Integral. La gestión operativa de la empresa. ESIC. Madrid. España. Diaz Matalobos, Ángel.1999. Gerencia de Inventarios. Ediciones IESA. Caracas.
Domínguez. (2001). Dirección de Operaciones: Aspectos estratégicos. PHH. México.
Heizer, Jay. Render, Barry. (1997). Dirección de la producción. Decisiones Tácticas. PHH. España.
Ortiz, Mercedes. (2007). Diseño Y Control De Inventarios. Trabajo De Ascenso
Ballou, Ronald. (2004). Logística. Administración de la cadena de suministro.5ta. Edición. México.
Bonini. Asuman. Bierman. (2000). Análisis cuantitativo para los negocios. Irwin. Colombia.
Chase, Richard. Aquilano, Nicholas. (2000). Dirección y administración de las operaciones. Sexta Edición. Addison-Wesley Iberoamericana. Delaware. EUA.
Anaya t., J. (2006). Logística Integral. La gestión operativa de la empresa. ESIC. Madrid. España.
Diaz Matalobos, Ángel.1999. Gerencia de Inventarios. Ediciones IESA. Caracas.
Serra de la Figuera, D. (2005). La gestión logística empresarial en el nuevo milenio. Gestión 2000.Barcelona. España.
Heizer, Jay. Render, Barry. (1997). Dirección de la producción. Decisiones Estratégica. PHH. España.
Anderson, D. –Sweeney, D. –Williams, T. (1993). Introducción a los Modelos Cuantitativos para la Administración. Grupo Editorial Iberoamericana. México.
Gould –Eppen –Schmidt. (2000). Investigación de Operaciones en la Ciencia Administrativa. Editorial Prentice Hall. México.
Winston, Wayne L. (1994) Investigación de Operaciones: Aplicaciones y Algoritmos. Grupo Iberoamérica. Segunda Edición. México.
Arias, F. (2006). El proyecto de investigación (5ta ed.). Caracas: Episteme.
Ferrel, O.; Hirt, G.; Ramos, L.; Adriaenséns, M. y Flores, M. (2004). Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante, (4ª ed.). Ciudad de México: Mc Graw Hill.
Fisher, L. y Espejo, J. (2004). Mercadotecnia. (3ª ed.). Ciudad de México: Mc Graw Hill.
Martínez, E. (2009). Metodología de la Investigación: Tipos de Investigación. [Libro en Línea]. Consultado el 29 de Mayo de 2010 en: http://medusa.unimet.edu.ve/
Ríos, M. y Pérez, D. (2009). Evaluar el ciclo logístico de la empresa de manufactura de vidrios laminados y de seguridad TRANSVISION, C.A. ubicada en la zona industrial los montones, Barcelona, Estado Anzoátegui. Trabajo de grado no publicado. Universidad de Oriente, Barcelona.
Rocca, M. y Yaselli, A. (2003). Modelo de gestión y control de inventarios para materiales pertenecientes a los rubros directos de las operaciones y mantenimiento de una empresa fabricante de tubos helicoidales. Trabajo de grado no publicado. Universidad de Oriente, Barcelona.
Weston, J. y Brigham, E. (1993): Fundamentos de administración financiera. (10ª ed.). Ciudad de México: Mc Graw Hill.