CONTROL DE INVENTARIOS OPTIMIZADO EN EL CICLO LOGISTICO DE UNA EMPRESA DE SUMINISTROS DE PRODUCTOS

Resumen

La empresa en estudio no escapa de la conducta promedio de la pequeña empresa venezolana. En este sentido, tomando como objeto de estudio el esta empresa se encuentra que algunos de los problemas principales son: la falta de un sistema de inventario que garantice la demanda de productos, Falta de control de la mercancía, escasez de mercancía, insatisfacción de la demanda por falta de productos, exceso y vencimiento de productos, dificultad para la realización de pedidos, entre otros. Por estas razones se propone la utilización de modelos de inventarios dentro del ciclo logístico que permita reorientar y planificar el presente y futuro desde el punto de vista de las compras, las finanzas, las estrategias de captación de mercado, y que permita operativamente llevar una mejor gestión y control del sistema de inventarios. La propuesta del modelo de inventario para cada producto, se basó en las condiciones requeridas por las ocho premisas de los modelos de inventario(Ortiz, 2012), como son: comportamiento de la demanda pronosticada, del comportamiento del tiempo de reabastecimiento y del valor de uso anual de cada producto, obteniéndose como resultado, la propuesta de tratar a los productos de la clase A, B y C, con el Modelo Determinístico EOQ básico y posteriormente reformular el sistema administrativo para adecuarse al nuevo estilo de control de inventario.

Abstract

The joint study does not escape from the average behavior of the small Venezuelan company. In this sense, taking as a case study the company is that some of the main problems are the lack of an inventory system to ensure product demand, lack of control of the goods, merchandise shortages, dissatisfaction lack of product demand, excess and expired products, and difficulty ordering, among others. For these reasons the use of models of inventory within the logistics cycle and plan it possible to redirect the present and future from the point of view of procurement, finance, market recruitment strategies and to allow out intends operationally better management and inventory control system. The proposed model of inventory for each product, based on the conditions required by the eight premises of inventory models (Ortiz, 2012), such as: performance of the forecasted demand, the behavior of the time replenishment and value annual use of each product, resulting in the proposal to treat the goods in Class A, B and C, with the basic EOQ deterministic model and then reformulate the administrative system to fit the new style of inventory control.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Desde sus inicios el propósito principal de la empresa Inversiones Narosilis, C.A., caso de estudio de este trabajo, es brindar un servicio de calidad pero si bien es cierto que a pesar del gran esfuerzo que realizan los dueños y empleados de la empresa, esta no se escapa de las múltiples fallas que impiden que se desarrolle de manera significativa y sea más competitiva garantizando al atención a los clientes.

En este sentido, algunos de los factores que vienen desencadenándose del problema principal: la falta de un sistema de inventario que garantice la demanda de productos son: Falta de control de la mercancía, escasez de mercancía, insatisfacción de la demanda por falta de productos, exceso y vencimiento de productos, dificultad para la realización de pedidos, entre otros.

Por estas razones se propone la utilización de modelos de inventarios dentro del ciclo logístico de la empresa Inversiones Narosilis, C. A, que permita reorientar y planificar el presente y futuro desde el punto de vista de las compras, las finanzas , las estrategias de captación de mercado, y que permita OPERATIVAMENTE llevar una mejor gestión y control del sistema de inventarios, para así poder mantenerse exitoso dentro de la variante economía nacional y consolidar su crecimiento y desarrollo.

En el diseño de la investigación se plantearon los siguientes objetivos:

OBJETIVOS PLANTEADOS, SU METODOLOGÍA Y RESULTADOS.

1.-Diagnosticar los factores que afectan el control del sistema de inventario actual de la empresa.

Para cumplir con el desarrollo de este objetivo se procedió a realizar un análisis estructural y una análisis de la matriz de evaluación de los factores problemáticos (EFP), de tal manera que permitiera encontrar entre todos los aspectos problemáticos que plantea la empresa, los mas influyentes.

Una vez identificados y listados en la tabla nº1., se estudió el impacto relativo de cada uno de ellos a través de la matriz de análisis estructural.

Dónde:

Dónde:

MVP: Motricidad de Variable Problemática (Individual).

MT: Motricidad Total.

DVP: Dependencia de Variable Problemática (Individual).

DT: Dependencia Total.

De donde se obtuvieron los siguientes valores de motricidad y dependencia.

abla 2 Matriz de Evaluación de Factores Problemáticos (EFP)

Fuente: Elaboración Propia.

Los valores de las tres últimas columnas se obtuvieron de:

Dónde:

VPP: Valor Ponderado Problemático,

FPP: Factor Ponderado Problemático.

PP: Ponderación Problemático.

Una vez obtenido PP; se procedió a realizar el análisis de la matriz de evaluación de factores Problemáticos (EFP). Para lo cual se tomo en cuenta el peso de cada uno de los factores (PP) y se les fue asignando la puntuación correspondiente a cada factor la cual puede ser desde uno (1) hasta cuatro (4). Según la siguiente escala:

4: Influencia potencial en el problema encontrado.

3: Influencia Fuerte.

2: Influencia débil.

1: influencia muy debil

Tabla 2 Matriz de Evaluación de Factores Problemáticos (EFP)

Fuente: Elaboración Propia.

En la tabla 2 se puede observar que la empresa obtuvo un valor ponderado de 3.1 puntos, ubicándose muy por encima de la media (2.50 puntos). Este resultado evidencia que la empresa posee numerosas problemáticas de gran impacto con pesos importantes que dificultan el desempeño óptimo de la misma. . Esto refleja la dependencia y el impacto de cada problemática en el funcionamiento del ciclo logístico en esta organización por lo cual se justifica la intervención del sistema con modificaciones estructurales como el rediseño de las políticas de inventario. Iniciando entonces con este procedimiento, se continúa con el objetivo 2,

2.-Describir el comportamiento de la demanda de los productos comercializados por la empresa.

En este objetivo se procedió analizar el comportamiento de la demanda que presenta cada producto y la realización del pronóstico para el año 2014, la clasificación de los productos según su valor de uso anual o ABC y finalmente la priorización del análisis con estos criterios, de la selección del tipo de modelo a aplicar a cada producto. Este procedimiento garantiza que a aquellos productos de mayor importancia económica desde el punto de vista de su inversión monetaria y por su rotación obtengan un mejor sistema de supervisión y reposición. Los pasos a seguir para el logro de este objetivo fueron los siguientes:

• En primer lugar se recopilaron los datos históricos del comportamiento de la demanda de cada producto.

• Posteriormente se graficaron los datos de la demanda histórica de cada producto en cuestión, con la finalidad de detectar los componentes esenciales de la serie de los datos de cada producto. Se utilizo el coeficiente de variabilidad para confirmar horizontalidad o aleatoriedad.

• Luego se seleccionó el método de pronóstico para cada serie de datos, mediante el criterio cuantitativo de la precisión. Para la selección del método de pronóstico se hizo lo siguiente: Se procede a utilizar los métodos de promedio simple, promedio móvil simple y suavizado exponencial, también se realizará el cálculo de la Desviación Media Absoluta (MAD) para seleccionar cual es el mejor métodos entre los dos mencionados de acuerdo a los errores de pronóstico de cada método. Esta preselección de métodos en función de que los coeficientes de variabilidad resultaron menores de uno.

• Para culminar, una vez aplicado el método de menor error, se proyecta la demanda de cada producto para el año 2014 .

Tabla 3 Resultados estadísticos de los productos

Tabla 4 MAD y demanda anual pronosticada que resulta de cada método de pronóstico de la demanda:

Siguiente paso, seguimos con el análisis ABC,

Tabla 5. Clasificación ABC de los Productos.

Fuente: Elaboración propia.

3.-Seleccionar los modelo de inventario aplicables a los artículos en estudio.

En esta fase se selecciono el modelo de inventario a implementar para cada producto del estudio, lo que dependió en primer lugar de los datos recogidos y generados por análisis estadístico, para los ocho (8) ítem en la tabla que se presenta a continuación y que permiten hacer la selección mas adecuada en función de las premisas de cada modelo teórico existente.

Para los productos tipo A, con las características quienes fueron agrupados por las características comunes siguientes se les aplicara un modelo EOQ CON TIEMPO DE ENTREGA, el cual para ser aplicado a un determinado producto deben existir las siguientes condiciones:

Tabla 6 Premisas o condiciones necesarias para la aplicación de un determinado modelo matemático de inventario

Análisis critico del decisor: AUN CUANDO ESTOS PRODUCTOS SON PERECEDEROS y ameritan un modelo para productos perecederos, un modelo EOQ determinístico ES VALIDO mientras que el tiempo de ciclo T< tiempo de vida de los productos, esto nos garantiza que los productos no sufrirán perdidas durante su almacenamiento, una vez verificado esto y aplicadas las ecuaciones del modelo para los cálculos de Q*(cantidad a comprar optima) y R(nivel de reposición) las políticas de inventario son las siguientes.

Tabla 7 Resumen de Costos y Aplicación del Modelo de Inventario para los Productos Clase A.

Fuente: Elaboración propia.

Para los productos tipo B, quienes presentaron las características comunes siguientes podría aplicársele un modelo de periodo fijo en vista de que no requieren de mucha supervisión; sin embargo por decisión de la gerencia de la empresa se aplico el EOQ determinístico con tiempo de entrega en vista de que a su criterio requerían un cambio profundo en el manejo de todos los productos de la rama alimentaria.

Tabla 8 Resumen de Costos y Aplicación del Modelo de Inventario para los Productos Clase B.

Fuente: Elaboración propia.

Análisis crítico del decisor: Para los productos tipo C, quienes presentaron las características comunes que permiten agruparlos en un solo modelo también, como técnicas de dos envases por ejemplo o de máximos y mínimos, y que siendo de debajo costo relativo; tambien es cierto que son productos altamente importantes en la dieta del venezolano, por esta razon igualmente que los A y B, se les aplicara un modelo EOQ deterministico con tiempo de entrega para garantizar una absoluta supervicion.

Como se puede apreciar los métodos, técnicas y modelos matemáticos para análisis de inventarios orientan las decisiones de los analistas sin embargo estos modelos no recogen completamente las características de cada producto, por ser modelos exactamente, sin embargo señalan muy bien el camino que se debe tomar y la experticia los hará mucho más eficientes.

Tabla 9 Resumen de Costos y Aplicación del Modelo de Inventario para los Productos Clase C

Fuente: Elaboración propia.

4.-Proponer acciones en vías de establecer un modelo de gestión y control de inventarios.

Tomando en consideración todo lo anterior, el nuevo sistema de inventario quedaría de la siguiente forma:

Cada vez que se compre uno de estos productos se comprara en una cantidad equivalente a Q, la cual debe durar a una tasa de demanda D, T unidades de tiempo. Cuando el nivel del inventario llegue al nivel R, se debe activar un nuevo pedido que debe llegar en te unidades de tiempo.

te: tiempo de entrega del producto incluyendo el tiempo interno de preparación del pedido.

Nivel del inventario: cantidad en existencias mas el inventario en transito.

Con la finalidad de obtener una visión general de mejorar algunas condiciones operativas que pudieran interferir en los tiempos indicados y fallas en especificaciones de productos, por medio de observación directa y una entrevista con el dueño y el jefe de almacén de la empresa, y partiendo del contexto creado por el nuevo modelo establecido, del presente estudio y de la situación actual de la empresa, se propusieron las siguientes estrategias funcionales, con sus respectivos pasos de acción para su debida aplicación y logro, describiéndose la problemática que pretende solucionar cada estrategia, así como su meta particular.

A continuación se presentan las diferentes tablas con las acciones ppropuestas:

1.- Ausencia de formatos para hacer las requisiciones de materiales, registros de demanda.

Tabla 10 ACCION 1

Tabla 11 ACCION 2.

Fuente: Propia

Tabla 12 ACCION 3.

Fuente: Propia

RESUMIENDO:

El sistema de control propuesto está basado entonces

1. UN ANALISIS ESTRATEGICO QUE DIRECCIONES LA ACCION HACIA OBJETIVOS DETERMINADOS

2.-EL ANALISIS DE LOS PRODUCTOS INVOLUCRADOS.

3.- EL ESTABLECIMIENTO DE LAS POLITICAS DE INVENTARIOS.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones:

• En el análisis de la situación encontrada, los problemas señalados como importantes por la empresa son todos derivados de un indebido manejo de políticas de inventarios, hasta la fecha de la intervención se encontró que el reabastecimiento no correspondía con un estudio de la demanda de los productos y NO se aplicaban modelos matemáticos para optimizar los costó.

• Se realizo la clasificación ABC a una selección de productos como muestra de cálculos por lo cual se obtuvo el siguiente resultado que el 28,5714% de los productos adoptan una clasificación A, un 19,0476% una clasificación B y el 52,3810% restante se clasifica como C. Como la muestra seleccionada es no aleatoria y la intención era analizar los productos más críticos indicados por la gerencia, desatendiendo la recomendación de la clasificación ABC, se aplico el mismo modelo a todos los productos estudiados.

• La propuesta del modelo de inventario para cada producto, se basó en las condiciones requeridas por las ocho premisas de los modelos de inventario (Ortiz, 2012), como son: comportamiento de la demanda pronosticada, del comportamiento del tiempo de reabastecimiento y del valor de uso anual de cada producto, obteniéndose como resultado, la propuesta de tratar a los productos de la clase A, B y C, con el Modelo Determinístico EOQ básico.

• Es necesario adecuar el sistema administrativo a las nuevas políticas de inventarios para ello, se diseñaron un conjunto acciones destinadas a adecuar la gestión y control del inventario como el proceso de emitir los pedidos.

• el modelo EOQ básico determinístico fue el modelo que resulto adecuado, según las características del sistema, como modelo de inventarios a implementar en las tres categorías analizadas(ABC) de productos

• El modelo de inventario seleccionados según la metodología son la forma mas económica de administrar los inventarios, sin embargos otros criterios gerenciales pueden cambiar estos resultados.

Recomendaciones:

• Evaluar periódicamente las políticas adoptadas para el reabastecimiento y aplicar las correcciones necesarias.

• Aplicar periódicamente auditorías internas destinadas a detectar los focos problemáticos en el ciclo logístico de la empresa.

• Controlar los valores de la demanda en vista de que por falta de registros históricos se trabajo con los datos del consumo y esto puede añadir mas error al pronostico de la demanda.